临沂大学接待工作案例
发布时间: 2012-12-02 浏览次数: 96

 

 

 

 

 

 

接待工作案例

                              ——以Cacon大逢车进校园为例

一.         前期联系

1.专人负责联系,和相关单位(上级:如宣传部;下级:承办学院)接头;

注意事项:

明确活动负责人,保存好活动双方联系人电话;

确定活动级别,通报相关单位负责人;

确定来人姓名、职务、人数、车辆、活动日程、所需器材设备;

确定活动规模,事先联系场地、观众组织、水电、开关门。

 

二.         迎接

专人负责,确定迎接位置(校内、外,重大活动安排接站)

注意事项:

确定迎接人数;

确定是否安排迎接车辆;

提前和对方负责人联系,明确迎接时间、地点;

确定是否安排礼仪;

安排摄影、宣传报道。

 

三.参观校园

专人负责,重点:陪同讲解人员安排。

注意事项:

确定参观路线、所用时间;

提前安排引导车、讲解员;

重大活动,提前向沿途单位打招呼,保证学生秩序和卫生安全;

确定重点场所停车时间;

确定停车位置;

安排摄影、宣传报道。

 

四.座谈会

专人联系,布置会场,确定议程,准备材料,安排饮水、礼仪。

注意事项:

提前确定会场,联系开关门,接通水电、空调、话筒、多媒体调试;

布置主席台,包括桌布、鲜花、饮水、议程指南、背景喷绘;

打扫会场卫生;

安排礼仪引导;

安排摄影、宣传报道。

 

五.接待

专人联系,提前安排坐席、坐次,明确房间。

注意事项:

安排引导,最短时间内进入各自房间;

提前安排好用餐标准,尽快上菜上饭;

安排好用酒;

调度好车辆,及司机的就餐;

安排好服务人员,负责接拿衣物、倒茶、倒酒,就餐期间服务。

 

六.活动现场准备

专人负责,提前准备好场地、器材、活动氛围营造、组织观众入场、秩序维持。

注意事项:

专人负责邀请领导,送《邀请函》,安排领导坐席,准备饮水;

提前清理会场,或和承办单位对接,做好会场准备,包括灯光、音响、场地卫生;

安排好座次表,专人负责引导就座;

提前调试器材设备,确保正常运转;

准备备用设备,以防万一;

布置会场,安排好背景、横幅、标语、鲜花、会议议程;

做好安全预防,提前掌握钥匙、逃生门;

准备好洗手间,并做好引导提示;

提前准备观众入场,确保秩序;

安排好摄影,宣传报道。

 

七.活动过程

专人负责,各司其职。

1.专人负责节目的衔接,提前彩排,确保活动平稳有序,不卡壳;

2.专人负责灯光音响,确保效果;

3.专人负责领导席服务,确保茶水、节目单、引导;

4.专人负责秩序,确保秩序井然,禁止出现起哄、喧哗、喝倒彩;

5.专人负责安全,进退场秩序井然,逃生门有专人负责;

6.专人负责宣传报道,摄影、摄像、写稿;

7.专人负责观众互动,适时与主持(讲)人形成良好互动;

8.专人负责颁奖程序,事先彩排,确保颁奖环节平稳流畅;

 

八.活动收束

专人负责,交接明白。

1.专人负责场地清理,包括垃圾清理、饮水用品、鲜花、桌布、会议材料、横幅、背景喷绘清理等;

2.专人负责设备器材收交、归还;

3.专人负责断电、锁门;

4.专人负责退场;

5.专人负责供稿、照片、视频后期处理;

6.专人负责调度车辆,欢送离开。

 

活动前,召开专门会议,明确分工,各司其职;

活动后,召开总结会议,总结工作,明确优点,提出不足,注意加以改进。

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